Ab wann Mahnung schreiben?

Sobald die gesetzte Zahlungsfrist überschritten ist, wird die Rechnung überfällig und man darf eine Mahnung schreiben, um danach weitere rechtliche Schritte zu unternehmen. Als Unternehmer kann es im Geschäftsalltag vorkommen, dass Rechnungen und Zahlungen nicht rechtzeitig beglichen werden und man eine Mahnung schreiben muss. Die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen gilt nur zwischen Unternehmern, während man beim Verkauf an Privatpersonen die Zahlungsfrist selbst festlegen muss, beispielsweise auf der Rechnung. Um eine gesunde Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten, ist eine höfliche Mahnung wichtig, um die finanziellen Transaktionen zu regeln. Doch wie oft muss man Zahlungsgerinnungen und Mahnungen schicken, bevor man vor Gericht gehen muss, um sein Geld zu bekommen?

Ab wann 1. Mahnung schreiben?

Als Unternehmer ist es immer ärgerlich, wenn man auf sein Geld warten muss und auf den Kosten sitzen bleibt. In der Regel werden Mahnungen in mehreren Stufen erteilt und zuerst eine freundlich formulierte Mahnung oder einfache Zahlungserinnerung geschickt. In Deutschland ist in dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 286 der Verzug des Schuldners festgelegt. Eine Mahnung darf man nach Ablauf der Fälligkeitsfrist schreiben. Dabei gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen Rechnungen an Privatkunden (Verbraucher im Gesetzestext) und Geschäftskunden.

Bei Privatkunden muss auf der Rechnung eine Frist angegeben werden, damit man nach Ablauf der Frist eine Mahnung schreiben und verschicken darf. Wird keine Frist angegeben, legt man erst durch eine Zahlungserinnerung oder die 1. Mahnung eine Frist fest. Meistens findet man auf der Rechnung einen Hinweis wie „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum“. Alternativ darf man auch auf die gesetzliche Zahlungsfrist hinweisen, die dann 30 Tage nach Rechnungsdatum greift.

Bei Rechnungen an Geschäftskunden gilt allgemein eine gesetzliche 30-Tage-Regelung, solange auf der Rechnung keine andere Frist angegeben ist. Sobald der Schuldner die Zahlungsfrist überschreitet, ist dieser in Verzug. Ein Privatkunde ist also erst im Verzug, wenn eine Frist gesetzt wurde und diese überschritten wurde. Fehlt die Frist auf der Rechnung und wird diese erst durch die 1. Mahnung festgelegt, dürfen noch keine Verzugszinsen oder Gebühren verlangt werden.

Ab wann darf man weitere Mahnungen schreiben?

Nach der 1. Mahnung darf man jederzeit weitere Mahnungen schreiben, sind aber nicht notwendig für ein gesetzliches Verfahren vor Gericht. Ein gesetzliches Mahnverfahren darf bereits nach der 1. Mahnung beantragt werden, die nach Ablauf der Zahlungsfrist ausgestellt wurde. Das gilt sowohl bei Privat- und Geschäftskunden. In Deutschland ist es aber gängige Praxis, bis zu drei Mahnungen auszustellen, bevor ein Anwalt oder Inkassobüro beauftragt wird.

Besonders bei größeren Online-Shops sind drei Mahnungen gängige Praxis, da diese mehr Kapital zur Verfügung haben und bei den kleinen Beträgen kulanter sein können. Aber gerade kleinere Unternehmen, Handwerker und Dienstleister sind weniger liquide und können es sich nicht leisten, Monate auf das Geld zu warten. Kann man sich den Zahlungsverzug leisten, könnten einige Anbieter sogar von überhöhten Verzugszinsen profitieren.

Der Gläubiger darf also frei entscheiden, wie viele Mahnungen er verschicken möchte, bevor er rechtliche Schritte einleitet. Danach reicht ein Inkassodienstleister oder Anwalt einen Antrag bei dem zuständigen Amtsgericht ein. Das Gericht verschickt dann eine letzte Zahlungsaufforderung inklusive sämtlichen Verzugszinsen, Inkassogebühren und Gerichtskosten. Reagiert der Schuldner nicht auf diese letzte Forderung, wird ein Vollstreckungsverfahren beantragt, sodass ein Gerichtsvollzieher versucht, das Geld einzufordern.

Verzugszinsen – Zinsen und Gebühren nach 1. Mahnung

Verzugszinsen dürfen verlangt werden, nachdem der Schuldner die 1. Mahnung ignoriert hat. Allgemein ist es eine gute Idee, die Höhe der Verzugszinsen und Bearbeitungsgebühren auf der ersten Mahnung zu erwähnen. Dem Gesetz nach darf die Höhe der Verzugszinsen aber auch in den AGBs festgelegt werden, wenn diese zum Kaufvertrag gehören.

Der gesetzliche Zinssatz für Verzugszinsen ist in § 247 BGB festgelegt: Der Verzugszins für Geschäftskunden liegt bei 9 % über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank. Bei Privatkunden liegt der Zinssatz 5 % über dem Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank. Zusätzlich darf man Kosten weiterreichen, die durch den Zahlungsverzug entstanden sind. Dazu können z.B. Bearbeitungsgebühren gehören, Anwaltskosten oder eventuelle Ausfälle.

Mahnung schreiben – Pflichtangaben

Normalerweise werden Mahnungen von Anwälten oder Inkassounternehmen ausgestellt. Wenn du die Mahnung selber ausstellen möchtest, solltest du auf wichtige und praktische Pflichtangaben achten. Bei kleineren Summen winken Anwälte meistens weg, da sich der Aufwand nicht lohnt. Daher werden häufig Inkassounternehmen beauftragt und die Kosten weitergegeben. Idealerweise behält man eine Kopie der verschickten Mahnung und einen Nachweis über die Zustellung bzw. Versand.

Dieser Artikel ist keine rechtliche Beratung. Wer eine Mahnung schreiben muss, sollte sich sicher sein, dass alles seine Richtigkeit hat und am besten einen Anwalt konsultieren. Zusätzlich könnten sich Gesetze geändert haben, nachdem dieser Text verfasst wurde.

Damit eine Mahnung vor Gericht anerkannt wird, müssen alle nötigen Informationen enthalten sein. Geht man davon aus, dass man öfters Mahnungen verschicken muss, kann man eine Vorlage von einem Anwalt prüfen oder erstellen lassen, um Kosten zu sparen. Andernfalls leitet das Gericht keine weiteren Maßnahmen sein und man muss eine neue, korrekte Mahnung ausstellen. Die folgenden Details sollten auf der Mahnung daher keinesfalls fehlen:

• Eigener Name und/oder Unternehmen

• Grund der Mahnung und Forderung

• Verzugszinsen

• Angaben zur erbrachten Leistung und Leistungszeitraum

• Rechnungsnummer, Datum und Frist

• Gesamtkosten und Steuern

• Aktuelles Datum der Ausstellung

• Zahlungsfrist zur erneuten Überweisung inklusive neuen Kosten

Eine Mahnungsvorlage ist im Internet einfach zu finden, wie zum Beispiel von der Industrie- und Handelskammer (IHK). Alternativ können Sie danach bei Google suchen oder ein Musterschreiben von einem Anwalt (oder Anwalt.de) nehmen.

Verjährung von Zahlungsaufforderungen

Eine einfache Rechnung oder Geldforderungen verjährt nach drei Jahren. Unternehmer müssen also spätestens innerhalb dieser Frist handeln, um das Geld zu bekommen. Die Verjährung wird durch eine erneute Zahlungsaufforderung aber nicht verlängert. Reicht man Klage oder ein gerichtliches Mahnverfahren ein, wird diese Frist aber entsprechend verlängert.

Detaillierte Informationen erfahren Sie hier: Was bedeutet Verjährung und Verjährungsfrist?

5 Schritte vom Mahnung schreiben bis zur Zwangsvollstreckung

Ein gerichtliches Mahnverfahren wird meistens bei kleinen Beträgen genutzt, da sich eine Anzeige inklusive Anwalt und Gerichtsverhandlungen meistens nicht lohnt. Das gerichtliche Mahnverfahren ist der gängige Weg in Deutschland, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird. Das gesamte Verfahren ist streng formalisiert und wird automatisch und vollständig digitalisiert durchgeführt.

WICHTIG: Als Antragsteller bezahlt man immer die Gebühren im Voraus und muss sich diese vom Schuldner zurückholen.

1. Zahlungsfrist festlegen

Die erste rechtlich, gültige Mahnung darf nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt werden. Dazu muss eine Zahlungsfrist auf der Rechnung oder in einer Zahlungserinnerung festgelegt werden. Zwischen Geschäftskunden gilt ohne weitere Erwähnung eine 30-Tage-Frist auf Rechnungen.

2. Erste Mahnung schreiben

Nach Ablauf der Zahlungsfrist ist der Schuldner in Verzug und die erste Mahnung darf ausgestellt werden. Eine erste Mahnung kann auch ausgestellt werden, um eine Zahlungsfrist festzulegen, wenn es auf der Rechnung keine Frist gab, dann muss aber nach Ablauf dieser Frist eine neue Mahnung ausgestellt werden, bevor der Schuldner in Verzug kommen kann. Um später einen Anspruch vor Gericht zu haben, muss mindestens eine Mahnung ausgestellt werden, damit der Schuldner in Verzug gerät.

3. Mahnbescheid beantragen

Nach der ersten Mahnung darf ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt werden. Wenn man kein Inkassounternehmen beauftragen möchte, kann man selbst bei einem Inkasso-Gericht einen Antrag einreichen. Der Antrag wird beim Bundesland gestellt, dazu gibt es das Mahnportal der Bundesländer (www.online-mahnantrag.de) oder das Amtsgericht Berlin-Wedding für europäische Mahnverfahren im EU-Raum. Für Hilfe beim Ausfüllen wendet man sich am besten an einen Anwalt oder an das zuständige Amtsgericht im eigenen Wohnort. Das Gericht stellt bei einem erfolgreichen Antrag eine Zahlungsaufforderung zu.

4. Vollstreckungsbescheid beantragen

Sollte der Schuldner der gerichtlichen Zahlungsaufforderung nicht nachkommen, kann man einen „Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides“ stellen. Dazu gibt es eine weitere First von 2 Wochen durch die gerichtliche Zahlungsaufforderung. Der Vollstreckungsbescheid muss spätestens bis 6 Monate nach Zustellung des Mahnbescheids erfolgen.

5. Zwangsvollstreckung beantragen

Der Vollstreckungsbescheid hat eine weitere 2-Wochen-Frist, in welcher der Schuldner Einspruch einlegen darf. Bei Einspruch kommt es zu einem Zivilprozess vor Gericht. Gibt es keinen Widerspruch, kann man als Antragsteller die Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher durchsetzen. Um einen zuständigen Gerichtsvollzieher zu finden, gibt es Online-Formulare und Telefonnummern, wenn man von dem zuständigen Gericht keine Unterlagen erhalten hat.

Fazit: Kunden prüfen und Mahnung schreiben

(TB)