Bilanz unterschreiben

Das Wichtigste in Kürze: Die Unterschrift unter der Bilanz ist der letzte Schritt im Jahresabschlussprozess eines Unternehmens. Der Unterschriftsberechtigte bestätigt mit seiner Unterschrift die Richtigkeit und Vollständigkeit der in der Bilanz enthaltenen Informationen. Daraus erwachsen rechtliche Konsequenzen. Aber ist es in unserer modernen Zeit wirklich noch erforderlich, die Bilanz persönlich beim Steuerberater zu unterschreiben?

Bilanz unterschreiben – rechtliche Anforderungen

Handelsgesetzbuch (HGB)

In Deutschland ist die Unterschrift der Bilanz gesetzlich im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Gemäß § 245 HGB müssen die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft (Vorstand, Geschäftsführer) die Bilanz unterzeichnen. Diese Unterschrift bestätigt, dass der Jahresabschluss gemäß den gesetzlichen Vorschriften aufgestellt wurde, und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens vermittelt.

Auszug aus dem HGB:

§ 245 HGB Unterzeichnung

„Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben Sie alle zu unterzeichnen.“

Ablauf einer Bilanz bis zur Unterzeichnung

Erstellung des Jahresabschlusses

Bevor die Bilanz unterschrieben werden kann, muss der Jahresabschluss vollständig erstellt sein. Dazu gehören die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Anhang und gegebenenfalls der Lagebericht.

Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer

Für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften ist eine Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer gesetzlich vorgeschrieben. Der Wirtschaftsprüfer überprüft den Jahresabschluss auf seine Ordnungsmäßigkeit und erstellt einen Prüfungsbericht. Erst nach Abschluss dieser Prüfung kann die Bilanz unterschrieben werden.

Die Bilanz unterschreiben

Nachdem die Prüfung abgeschlossen und eventuelle Anpassungen vorgenommen wurden, erfolgt die Unterschrift. Die Unterschrift der gesetzlichen Vertreter muss eigenhändig erfolgen und das Datum der Unterzeichnung enthalten.

Aufbewahrung und Veröffentlichung

Die unterzeichnete Bilanz wird zusammen mit den anderen Teilen des Jahresabschlusses im Unternehmen aufbewahrt. Sie dient als Grundlage für die Veröffentlichung im Bundesanzeiger, sofern das Unternehmen der Offenlegungspflicht unterliegt.

Dokumentation und Transparenz

Eine umfassende Dokumentation aller Schritte im Jahresabschlussprozess ist wichtig. Dies umfasst die interne Abstimmung, die Prüfung durch den Wirtschaftsprüfer und die finale Unterzeichnung der Bilanz. Transparenz in diesem Prozess trägt zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und zur Stärkung des Vertrauens der Stakeholder bei.

Wer muss bilanzieren?

Einzelunternehmer und Freiberufler

Einzelunternehmer (Vollhafter) sind von der Bilanzpflicht befreit, bei ihnen reicht eine EÜR für das Finanzamt. Aber das hat seine Grenzen: Einzelunternehmer mit Jahresumsätzen bis 800.000 € und einem jährlichen Gewinn bis 80.000 € müssen bilanzieren. Bis 31.12.2023 war die Grenze bei 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn pro Jahr festgesetzt. Freiberufler in beratenden, medizinischen, journalistischen oder künstlerischen Berufen müssen keine Bilanz erstellen, unabhängig von Umsatz und Gewinn.

Personengesellschaften – OHG, KG, GbR

Die OHG und die KG müssen gemäß HGB und Finanzrecht bilanzieren. Gibt es in einer OHG mehrere persönlich haftende Gesellschafter, dann müssen auch alle die Bilanz unterschreiben. In einer KG müssen alle Komplementäre die Bilanz unterschreiben.

Bei der GbR unterschreiben alle Gesellschafter die Bilanz. Die GbR hat jedoch die Wahl zwischen Bilanz oder Einnahmen- Überschussrechnung (EÜR).

Kapitalgesellschaften – AG, GmbH, UG, GmbH & Co KG

Alle begrenzt haftenden Gesellschaften sind zur Bilanzierung und Offenlegung im Bundesanzeiger verpflichtet. Gläubiger und Geschäftspartner können sich einen groben Überblick über die Geschäftslage des Unternehmens machen, bevor sie eine teure kostenpflichtige Auskunft beauftragen.

FAQ – Häufige Fragen

Ist eine Bilanz ohne Unterschrift rechtswirksam?

Fehlt die Unterschrift unter der Bilanz einer oder mehrerer verpflichteter Personen ist der Jahresabschluss trotzdem rechtskräftig. Das Fehlen von Unterschriften stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Das Ordnungsgeld dazu ist nicht ganz ohne, deshalb sollte man auf die Unterschrift an der richtigen Stelle achten.

Grundsätzlich kann man den Jahresabschluss auch mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift (3. Sicherheitsstufe) rechtsgültig unterzeichnen. Die gesetzliche Grundlage dazu gibt § 126 BGB.

Darf mein Prokurist die Bilanz in meinem Auftrag unterschreiben?

Nein. Prokuristen dürfen zwar eine ganze Menge, aber sie dürfen keine Bilanz und Steuererklärung unterschreiben. Außerdem dürfen sie das Unternehmen nicht auflösen.

Schlechte Reputation im Internet?

Auf der Suche nach dem besten Finanzpartner dient auch die Recherche nach der Reputation des Finanzpartners im Internet zu den wichtigen Informationsquellen. Schlechte Bewertungen im Internet sind besonders für Unternehmen existenzbedrohend. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass es ständig um den guten Ruf (die Reputation) kämpfen muss.

Das Unternehmen SQUAREVEST unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dabei, ihren guten Ruf im Internet zu sichern und gleichzeitig eine hohe Sichtbarkeit in den Google-Suchergebnissen zu erzielen.

Informieren Sie sich hier über das Starterpaket Reputationsmanagement und machen Sie so Ihr Unternehmen bekannter.

Neuigkeiten aus der Redaktion

Sind Sie an aktuellen Themen interessiert, empfehlen wir Ihnen folgende Beiträge aus der Scoredex-Redaktion:

Geschäftspartnerschaften – So profitieren auch Sie davon

„Für den Erfolg von Geschäftspartnerschaften sind mehrere Dinge wichtig. Zunächst müssen beide Partner klare Ziele und Erwartungen von der Zusammenarbeit haben. Jeder sollte genau wissen, was er sich von der Partnerschaft erhofft und welche…“ weiterlesen

Mit KYC-Prüfung der Geldwäsche auf der Spur

„Die Welt wird von einer Welle der Geldwäsche überrollt. 2 Billionen gewaschenes Geld zeugen von unzureichenden KYC-Prüfungen. Haiti führt die Liste der Geldwäscher an, gefolgt von Tschad und Myanmar, die im Sumpf der illegalen Finanzströme versinken…“ weiterlesen

Anlagebetrug – Was tun?

„Anlagebetrug zielt darauf ab, ahnungslose Menschen zur Herausgabe von Geld zu bewegen. Dabei geben sich die Anlagebetrüger größte Mühe, völlig legitim zu erscheinen, mit Websites, Zeugnissen und Marketingmaterial, die den Anschein von Sachkenntnis erwecken….“ weiterlesen