Bilanz veröffentlichen – Leitfaden für Unternehmen

Das Wichtigste in Kürze:

Müssen Sie Ihre Bilanz veröffentlichen, dann gelten in Deutschland klare gesetzliche Vorgaben. Die §§ 325 ff. HGB bilden die gesetzliche Grundlage für die Offenlegung. Welche Unternehmen zur Offenlegung verpflichtet sind, ergibt sich aus der Gesellschaftsform bzw. aus der Unternehmensgröße.

Verpflichtete Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse beim Bundesanzeiger bzw. ab 01.01.2022 beim Unternehmensregister veröffentlichen.

Lesen Sie in diesem Beitrag mehr zur Veröffentlichung der Bilanz.

Bedeutung der Bilanzveröffentlichung

Transparenz und Vertrauen

Die Veröffentlichung von Bilanzen schafft Transparenz über die finanzielle Lage eines Unternehmens. Dies ist für Investoren, Kreditgeber, Geschäftspartner und andere Stakeholder wichtig, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Transparente Bilanzen fördern das Vertrauen und können die Reputation eines Unternehmens stärken.

Verbesserte Kreditwürdigkeit

Wer ordnungsgemäß und fristgerecht seine Bilanz veröffentlichen lässt, der kann mit einer besseren Kreditwürdigkeit seines Unternehmens rechnen. Kreditgeber und Ratingagenturen nutzen diese Informationen, um die finanzielle Stabilität und Bonität eines Unternehmens zu bewerten. Eine verspätet veröffentlichte Bilanz wirft bei Geschäftspartnern und Investoren meist die Frage auf, ob bestimmte Informationen über das Unternehmen geheim bleiben sollen.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Die meisten Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, ihre Jahresabschlüsse zu veröffentlichen. Dies dient dem Schutz von Gläubigern und Investoren, die sich ein Bild von der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens machen möchten. In Deutschland regelt das Handelsgesetzbuch (§§ 325 ff. HGB) diese Pflicht.

Für Jahresabschluss gelten ab 01.01.2022 neue Offenlegungsregeln

Seit dem Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) sind Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, beginnend ab dem 01.01.2022, direkt an das Unternehmensregister zu übermitteln. Jahresabschlüsse mit einem Geschäftsjahresbeginn vor dem 01.01.2022 müssen noch beim Bundesanzeiger eingereicht werden.

Wer muss seine Bilanz veröffentlichen?

Bestimmte Unternehmen sind zur Offenlegung verpflichtet und müssen ihre Bilanz veröffentlichen.

Die Pflicht zur Offenlegung eines Jahresabschlusses beginnt mit der Eintragung der Gesellschaft.

• unabhängig vom Unternehmensgegenstand
• unabhängig, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder keine Geschäftstätigkeit mehr besteht.
• unabhängig davon, ob Gewinnerzielungsabsicht besteht (gilt auch für gemeinnützige Gesellschaften).

Unternehmen dieser Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

• Kapitalgesellschaften, bspw. Aktiengesellschaften (AG) Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
• Eingetragene Genossenschaften (eG), SCE
• Haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften (ohne natürliche Person als Vollhafter), bspw. GmbH & Co. KG, SE & Co. KG, UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG)
• Inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem anderen Staat.

Unabhängig von ihrer Rechtsform offenlegungspflichtig sind:

• Eisenbahnunternehmen (nach ERegG)
• Emittenten von Vermögensanlagen (nach VermAnlG)
• Energiewirtschaftsunternehmen (nach EnWG)
• Institute nach KMAG
• Investmentvermögen und Verwaltungsgesellschaften (nach KAGB)
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (auch: Wertpapier-, Zahlungs- und E-Geld-Institute)
• Rückversicherungsgesellschaften
• Telekommunikationsunternehmen (nach TKG)
• Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds
• Wertpapieremittenten (nach WpHG)

Unternehmen, die nach Publizitätsgesetz verpflichtet sind:

Unternehmen sind gemäß § 1 PublG (Gesetz über die Rechnungslegung von bestimmten Unternehmen und Konzernen – Publizitätsgesetz) immer offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen:

• Bilanzsumme über 65 Mio. Euro,
• Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro,
• durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer

Bilanz veröffentlichen in 3 Schritten

1. Offenlegungspflicht prüfen

Ermitteln Sie anhand der rechtlichen Bestimmungen (Offenlegungsregeln), ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen zur Offenlegung des Jahresabschlusses verpflichtet ist. Kleinstunternehmen können ihre Offenlegungspflicht durch dauerhafte Hinterlegung ihrer Jahresabschlussunterlagen erfüllen.

2. Registrieren

Registrieren Sie sich einmalig beim Unternehmensregister. Füllen Sie das Registrierungsformular aus. Sie erhalten per E-Mail Ihre Zugangsdaten. Damit können Sie sich auf der Publikationsplattform anmelden. Prüfen Sie außerdem, ob eine elektronische Identifikation für Sie notwendig ist.

3. Unterlagen hochladen

Nachdem Sie sich registriert und angemeldet haben, können Sie Ihre unterschriebenen Unterlagen elektronisch übermitteln. Dazu benutzen Sie gemäß § 11 URV (Verordnung über das Unternehmensregister (Unternehmensregisterverordnung – URV) das Dateiformat XML.

• Eine Ausnahme bilden Jahresfinanzberichte und Rechnungslegungsunterlagen von Inlandsemittenten. Diese Unternehmen nutzen das XHTML-Format.
• Senden Sie Ihre Unterlagen trotzdem in einem anderen Format, konvertiert der Bundesanzeiger Verlag Ihre Dateien (pdf oder MS Office) gegen eine Gebühr in das verlangte Dateiformat.
• Für kleine Unternehmen steht ein Webformular (gemäß § 267 HGB) zur Verfügung. Im Formular tragen Sie Ihre Bilanzdaten in die vorbelegten Felder ein. In ein weiteres Feld kopieren Sie den Anhang hinein.

Allgemeine Informationen für die Einreichung von Jahresabschlüssen im XBRL-Format finden Sie hier.

Daten verwalten

Mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort melden Sie sich auf der Publikations-Plattform des Unternehmensregisters an. Dort haben Sie Zugriff auf „Meine Daten“. Hier können Sie Ihre Daten oder gespeicherten Vorlagen ansehen und bearbeiten.

Preise

Die Preise für Jahresabschlüsse unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und dem Anlieferungsformat der Daten. Sehen Sie dazu die Preisliste des Bundesanzeiger Verlages.

Bilanz veröffentlichen – Was muss man offenlegen?

Die Offenlegungspflichten von Unternehmen in Deutschland unterscheiden sich je nach Unternehmensgröße und Rechtsform. Hier eine Zusammenfassung der wesentlichen Anforderungen und Kategorisierungen:

Unternehmensgröße und Offenlegungserleichterungen

Die Unternehmensgröße bestimmt sich nach drei Kriterien:

• Bilanzsumme
• Umsatzerlöse
• Arbeitnehmerzahl

Je nachdem, welche Merkmale in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zutreffen, wird ein Unternehmen eingestuft. Nach Unternehmensgröße gestaffelt gibt es verschiedene Offenlegungserleichterungen.

Folgende Dokumente sind einzureichen:

Kleinstunternehmen

• Bilanz

Kleine Unternehmen

• Bilanz
• Anhang

Mittelgroße Unternehmen

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang
• Lagebericht
• Bestätigungsvermerk oder der Vermerk über dessen Versagung

Weitere Unterlagen je nach Rechtsform, Gesellschaftsart und Konzernstruktur:

• Bilanz- und Lageberichtseid
• Bericht des Aufsichtsrats
• Erklärung zum Corporate Governance Kodex
• Kapitalflussrechnung

Große Unternehmen

• Bilanz
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Anhang
• Lagebericht
• Bestätigungsvermerk oder der Vermerk über dessen Versagung

Weitere Unterlagen je nach Rechtsform, Gesellschaftsart und Konzernstruktur:

• Bilanz- und Lageberichtseid
• Bericht des Aufsichtsrats
• Erklärung zum Corporate Governance Kodex
• Kapitalflussrechnung

Spezialfälle

Unabhängig von der Größe sind bestimmte Unternehmenstypen zu umfangreichen Offenlegungen verpflichtet, die denen großer Kapitalgesellschaften entsprechen. Dazu gehören kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute sowie Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds.

Gesetzliche Grundlagen und Änderungen

Die maßgeblichen Gesetzesgrundlagen sind die §§ 267 und 267 a HGB. Die Schwellenwerte, die für die Einstufung der Unternehmensgröße relevant sind, wurden zuletzt geändert und gelten für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2022 beginnen, mit erhöhten Grenzwerten für Bilanzsumme und Umsatzerlöse.

Weitere gesetzliche Regelungen

Für Unternehmen, die unter spezielle Gesetzgebungen wie das Energiegesetz (EnWG), das Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) oder das Telekommunikationsgesetz (TKG) fallen, gelten gesonderte Offenlegungsvorschriften, die in den jeweiligen Gesetzen detailliert geregelt sind.

Wohin werden Bilanzunterlagen geschickt?

Die Jahresabschlussunterlagen, Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte sind an die registerführende Stelle, den Bundesanzeiger Verlag, zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln. Diese Unterlagen dürfen weder an das Bundesministerium der Justiz (BMJ) noch an das Bundesamt für Justiz (BfJ) gesendet werden.

Die Prüfung, ob Ihre Unterlagen fristgerecht und vollständig eingereicht wurden, obliegt dem Bundesanzeiger Verlag. Diese ist somit die richtige Adressatin für alle Unterlagen der Bilanz.

Bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht informiert die registerführende Stelle gemäß § 329 Abs. 4 HGB das Bundesamt für Justiz. Das Bundesamt leitet bei nicht ordnungsgemäßer Offenlegung ein Ordnungsgeldverfahren ein. Verstöße wegen unterlassener oder unvollständiger Offenlegung werden durch Ordnungsgelder in Höhe von mindestens 2.500 EUR bis maximal 25.000 EUR geahndet. Für Emittenten und kapitalmarktorientierte Unternehmen gilt ein höherer Ordnungsgeldrahmen.

Die Übermittlung der Unterlagen muss über die Publikations-Plattform (www.publikations-plattform.de) oder via Software-Schnittstelle (Webservice) erfolgen. Eine Einreichung von Unterlagen in Papierform ist nicht möglich.

Fristen zur Übermittlung der Unterlagen

Die gesetzlichen Fristen zur Übermittlung von Offenlegungsunterlagen an das Unternehmensregister variieren nach Art der Unternehmung. Generell gilt für die meisten Unternehmen, dass die Unterlagen des Jahresabschlusses spätestens 12 Monate nach dem Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden müssen. Dies bedeutet, dass ein Jahresabschluss für ein Geschäftsjahr, das dem Kalenderjahr entspricht (zum Beispiel das Geschäftsjahr 2023), bis spätestens zum Ende des Jahres 2024 offengelegt werden muss.

Für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften gemäß § 264d HGB, zu denen börsennotierte Unternehmen sowie Unternehmen, die Schuldverschreibungen oder ähnliche Wertpapiere emittieren, die an einem organisierten Markt gehandelt werden, beträgt die Frist zur Offenlegung 4 Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres.

Des Weiteren gibt es eine Offenlegungsfrist von 6 Monaten für Emittenten von Vermögensanlagen, die dem Vermögensanlagengesetz (VermAnlG) unterliegen. Dies betrifft Unternehmen, die spezifische Vermögensanlagen wie geschlossene Fonds oder ähnliche Produkte anbieten.

Außerdem gelten verkürzte Offenlegungsfristen für Unternehmen, die dem Kapitalanlagegesetzbuch (KAGB) unterstehen, wobei die genauen Fristen von der Art der Unternehmung und den spezifischen Anforderungen des KAGB abhängen.

Diese unterschiedlichen Fristen zeigen die Notwendigkeit, bestimmte Investorengruppen und die Öffentlichkeit zeitnah mit relevanten Finanzinformationen zu versorgen, wobei insbesondere bei kapitalmarktorientierten Gesellschaften eine schnellere Bereitstellung dieser Informationen erforderlich ist, um die Transparenz und Fairness am Kapitalmarkt zu gewährleisten.

Schlechte Reputation im Internet?

Auf der Suche nach dem besten Finanzpartner dient auch die Recherche nach der Reputation des Finanzpartners im Internet zu den wichtigen Informationsquellen. Schlechte Bewertungen im Internet sind besonders für Unternehmen existenzbedrohend. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass es ständig um den guten Ruf (die Reputation) kämpfen muss.

Das Unternehmen SQUAREVEST unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) dabei, ihren guten Ruf im Internet zu sichern und gleichzeitig eine hohe Sichtbarkeit in den Google-Suchergebnissen zu erzielen.

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