Was ist Stammdatenpflege?

Stammdatenpflege – Das Wichtigste in Kürze:

In unserer Zeit, in der Daten als das neue Öl gelten, ist die Pflege von Stammdaten entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Eine effektive Stammdatenpflege gewährleistet, dass Unternehmen auf genaue und konsistente Daten zugreifen können, was wiederum zu besseren Geschäftsentscheidungen und optimierten Prozessen führt.

Stammdaten sind zentrale, geschäftsbezogene Daten, die:

 

• • Personen (wie Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten)
  • Orte (wie Büros, Standorte) und
  • Dinge (wie Produkte, Anlagen) beschreiben.

Obwohl sie nur einen kleinen Teil der Unternehmensdaten ausmachen, sind sie aufgrund ihrer Komplexität und ihres Werts für das Unternehmen von großer Bedeutung.

Stammdatenmanagement (MDM) ist die zentrale Verwaltung und Pflege von Kerndaten eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie konsistent, aktuell und für alle Geschäftsbereiche verlässlich sind. Stammdaten sollen so angelegt werden, dass es zu jedem Kunden oder Prozess nur einen Datensatz im Unternehmen gibt, auf den alle Beteiligten zugreifen können.

Unternehmen, die in ihre Stammdatenpflege investieren, positionieren sich besser im Wettbewerb und können schneller auf Marktveränderungen reagieren. Firmen jeder Größenordnung sind zunehmend darauf angewiesen, Daten als strategischen Vermögenswert zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und effiziente Prozesse zu gewährleisten. Hier kommt die Stammdatenpflege ins Spiel.

 

Was sind Stammdaten?

Stammdaten sind grundlegende und statische Daten, die langfristig in einem Unternehmen verwendet werden und sich selten ändern. Sie sind für die täglichen Geschäftsprozesse von zentraler Bedeutung und stellen die Basis für viele operative sowie strategische Entscheidungen dar. Stammdaten werden oft in ERP-, CRM- und anderen Geschäftssystemen gespeichert und gepflegt.

Beispiele für Stammdaten

Kundenstammdaten

• Enthalten grundlegende Informationen zu Kunden wie Name, Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen und Kaufhistorie.
• Diese Daten werden in CRM- und ERP-Systemen verwendet, um den Kundenkontakt und die Geschäftsbeziehung zu verwalten und zu optimieren.

 

Lieferantenstammdaten

• Beziehen sich auf die Daten zu Lieferanten, einschließlich deren Kontaktdaten, Vertragsinformationen, Preisvereinbarungen und Leistungen.
• Lieferantenstammdaten sind entscheidend für Beschaffungs- und Einkaufsprozesse.

 

Standortstammdaten

• Enthalten Informationen über die physischen Standorte eines Unternehmens, wie z. B. Niederlassungen, Lager und Verkaufsstellen.
• Standortstammdaten helfen bei der Entscheidungsfindung, beispielsweise bei der Bestimmung des Produktsortiments für bestimmte Standorte.

 

Produktstammdaten

• Umfassen alle relevanten Informationen zu einem Produkt, wie Produktnummer, Kategorie, Preis, Merkmale und Stücklisten.
• Produktstammdaten sind essenziell für die Produktentwicklung, den Vertrieb und das Marketing.

 

Anlagenstammdaten

• Beschreiben die materiellen und immateriellen Vermögenswerte eines Unternehmens, wie Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge und Marken.
• Sie enthalten Informationen wie Abschreibungswerte, Kategorien und Leasingbedingungen, die für die Verwaltung und Instandhaltung von Vermögenswerten wichtig sind.

Was ist Stammdatenpflege?

Die Stammdatenpflege bezeichnet die Verwaltung und Aktualisierung der grundlegenden Daten, die für den Betrieb eines Unternehmens unerlässlich sind. Diese Stammdaten umfassen Informationen wie Kundendaten, Produktdetails, Lieferanteninformationen und Finanzdaten. Im Gegensatz zu Transaktionsdaten, die sich ständig ändern, sind Stammdaten relativ stabil, jedoch müssen sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um ihre Genauigkeit und Relevanz sicherzustellen.

Die Stammdatenpflege umfasst Prozesse wie die Erfassung, Validierung, Bereinigung und Aktualisierung von Daten. Ziel ist es, Redundanzen und Inkonsistenzen zu vermeiden, die zu Fehlern in Geschäftsprozessen führen könnten. Ein gutes Stammdatenmanagement sorgt dafür, dass alle Abteilungen eines Unternehmens auf dieselben, zuverlässigen Informationen zugreifen können. Die Kontrolle der Stammdatenpflege obliegt dem Management des Unternehmens.

 

Der Prozess der Stammdatenpflege

 

Phase	Beschreibung
Erfassung und Erhebung	Datenquellen identifizieren: Bestimmen, aus welchen Quellen die Stammdaten bezogen werden, z.B. externe Datenbanken, manuelle Eingaben, Lieferantendaten. Daten sammeln: Die relevanten Daten werden aus den Datenquellen geladen und in das System eingespielt.
2. Datenvalidierung	Datenüberprüfung: Überprüfung der erfassten Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz. Datenbereinigung: Identifikation und Korrektur von Fehlern, Dubletten, unvollständigen Einträgen oder Inkonsistenzen in den Daten.
3. Datenanreicherung	Informationen ergänzen: Anreichern der Stammdaten durch Hinzufügen von fehlenden Informationen oder durch Verknüpfung mit zusätzlichen Datenquellen. Verknüpfung von Daten: Datenpunkte zuordnen und ggf. die Datenbasis erweitern.
4. Datenfreigabe und -verteilung	Genehmigung: Vor der Freigabe der Stammdaten können Genehmigungsprozesse durchlaufen werden, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig sind. Verteilung: Die validierten und genehmigten Stammdaten werden an alle relevanten Systeme und Abteilungen im Unternehmen verteilt. Dabei gilt es, sicherheitsrelevante Hierarchien zu beachten (Nicht jeder bekommt alle Daten).
5. Datenwartung und -aktualisierung	Regelmäßige Überprüfung: Die Stammdaten werden regelmäßig auf ihre Aktualität und Richtigkeit überprüft. Aktualisierung: Bei Änderungen in den Stammdaten, wie z.B. einer Adressänderung oder neuen Produktinformationen, werden die Daten entsprechend angepasst. Versionierung und Historisierung: Änderungen an den Stammdaten werden versioniert und historisiert, um eine Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
6. Datenarchivierung und -löschung	Archivierung: Nicht mehr aktive oder veraltete Stammdaten können archiviert werden, um den aktiven Datenbestand schlank zu halten. Dabei sind evl. Aufbewahrungsfristen zu beachten. Löschung: Stammdaten, die nicht mehr benötigt werden und keine rechtlichen oder geschäftlichen Anforderungen erfüllen müssen, werden gelöscht. Kundendaten müssen nach DSGVO in manchen Fällen zeitiger gelöscht werden.
7. Datenqualitätsmanagement	Qualitätskontrollen: Regelmäßige Qualitätschecks und Audits, um die Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit der Stammdaten sicherzustellen. Dabei ist die Einhaltung der DSGVO immer zu beachten. Schulungen: Mitarbeiterschulungen und Richtlinien zur Pflege der Stammdaten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt umsetzen.
8. Reporting und Monitoring	Berichte: Regelmäßige Erstellung von Berichten zur Überwachung der Datenqualität und zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Monitoring: Einsatz von Monitoring-Tools zur automatisierten Überwachung der Stammdatenpflege und zum schnellen Reagieren auf Abweichungen.

 

Warum ist Stammdatenpflege so wichtig?

Die Bedeutung der Stammdatenpflege kann nicht genug betont werden. Fehlerhafte oder veraltete Stammdaten können zu einer Vielzahl von Problemen führen:

• Falsche Geschäftsentscheidungen
• Ineffiziente Prozesse
• Finanzielle Verluste

Besonders in Branchen wie dem Einzelhandel, der Logistik und dem Finanzwesen, in denen Daten eine zentrale Rolle spielen, ist die gute Pflege der Stammdaten umso wichtiger.

Ein konkretes Beispiel:

 

• Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen hat nicht aktualisierte Informationen über seine Lieferanten. Dies könnte zu Bestellungen bei nicht existierenden oder falschen Lieferanten führen, was letztendlich zu Verzögerungen und erhöhten Kosten führt.
• Ein weiteres Beispiel wäre ein fehlerhaftes Kundenprofil, das dazu führt, dass wichtige Kundeninformationen nicht an den richtigen Empfänger geleitet werden. Das beeinträchtigt die Kundenbindung und kann zum Verlust des Kunden führen.

Was ist Master Data Management?

 

Herausforderungen und Lösungen

Die Stammdatenpflege ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. In vielen Unternehmen sind Daten in externen Servern gespeichert, was es schwierig macht, eine einheitliche Sicht auf die Daten zu erhalten. Darüber hinaus kann der manuelle Pflegeprozess fehleranfällig und zeitaufwendig sein.

Eine Lösung hierfür ist die Einführung von Master Data Management (MDM)-Systemen, die eine zentrale Plattform für die Verwaltung von Stammdaten bieten. Diese Systeme können dabei helfen, Daten aus verschiedenen Quellen zu konsolidieren und in Echtzeit zu aktualisieren. Zudem bieten sie Tools zur Datenbereinigung und -validierung, um sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Daten in das System gelangen. Auch die Nutzung von künstlicher Intelligenz ist sehr effizient.

Schlechte Reputation im Internet?

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